Você sabe como criar uma regra de formatação condicional no Excel que abranja a coluna inteira de uma planilha (ou apenas um intervalo dessa coluna) usando o valor de uma única célula dessa mesma coluna como critério? É isso que você vai conferir neste artigo, através de um passo a passo bem detalhado, criando uma regra condicional do zero.
Você vai aprender a como criar uma regra inicial para, só depois, aplicar adequações para que ela seja válida em uma coluna completa de dados. Também vai conferir como estender essa regra condicional para as demais células da sua linha de forma “infinita”, para que abranja também intervalos ainda não preenchidos e que serão editados futuramente.
Definindo uma regra individual
O primeiro passo é definir uma regra de formatação condicional que nos servirá de exemplo. No entanto, note que a dinâmica da regra, assim como na formatação condicional de linha inteira, pode ser diferente em relação às regras habituais de comparação de células. Neste caso, não iremos comparar o conteúdo de todas as células que pertencem a uma coluna para que toda essa coluna seja destacada; apenas UMA célula servirá como parâmetro, mas todas as outras devem ser formatadas de acordo com o valor dessa célula individualmente.
Nesta planilha de exemplo, vamos destacar toda a coluna onde, na célula referente à linha 2 dessa coluna, houver o texto “FECHADO”. Por exemplo, em B2 temos o texto “FECHADO”. A intenção é que, ao digitar esse termo, toda a coluna B (ou ao menos uma determinada quantidade de células dela) seja formatada levando em consideração apenas o termo digitado em B2.
O intervalo de dados que nos interessa para a aplicação da regra condicional (a linha onde ficarão os termos “FECHADO” e “REGULAR”) é iniciado na célula B2, portanto ela precisa estar selecionada.
Em seguida, na guia Página Inicial, dentro do grupo Estilos, selecione e ferramenta Formatação Condicional e clique em Nova Regra, para definirmos uma nova regra condicional.
Naturalmente, você pode usar uma regra predeterminada ou criar alguma personalizada. Todavia, note que há uma lógica envolvida na elaboração de uma formatação condicional que destacará uma coluna a partir de uma única célula: não iremos analisar o conteúdo individual de cada célula na coluna, mas o conteúdo de uma única célula influenciará todas as outras.
Para esse caso específico, precisamos determinar ao Excel uma comparação específica, não generalizada. Portanto, no conjunto de tipos de regras, precisaremos selecionar Usar uma fórmula para determinar quais células devem ser formatadas.
Como a primeira célula do nosso intervalo de dados a ser comparado é a B2, precisamos indicá-la como parâmetro. Você pode fazer isso clicando na setinha da barra de definição de fórmulas ou digitando. Em seguida, basta definir o critério a ser comparado. No nosso exemplo, como desejamos que a formatação seja aplicada se o texto contido na célula for FECHADO, complementamos a fórmula com essa comparação: =”FECHADO” (usando sempre aspas duplas no caso de comparação em texto).
Agora preste atenção em uma característica importante dessa regra. Caso você tenha usado o seletor de células para definir a célula B2, o Excel provavelmente “travou” essa célula, inserindo um $ antes da coluna e antes da linha. Isso significa que a formatação atenderá APENAS à célula B2, o que não é nosso intuito, até porque desejamos que todas as demais células da linha 2 sejam comparadas, não é mesmo? Afinal, o Excel precisa analisar as condições dos demais dias dessa linha e aplicar a regra para esses dias também.
A comparação deve ser restrita à linha 2 (o Excel não pode pesquisar e formatar FECHADO nas células das demais linhas), mas não pode ser restrita apenas à coluna B, já que todas as células após B2 precisam ser analisadas nessa linha: C2, D2, E2…
Sendo assim, precisamos destravar a coluna B, para que o Excel, posteriormente, estenda a regra de formatação para as demais colunas. Para isso, apague o sinal $ que se encontra antes da coluna.
Em seguida, basta clicar no botão Formatar para definir a formatação dessa regra.
Na janela de formatação da regra condicional, você pode definir diversos parâmetros, como tipo de número, bordas, efeitos e cores de fonte, cor de preenchimento, etc. No nosso exemplo, vamos preencher de vermelho claro o fundo de todas as células que satisfizerem nossa condição, ou seja, células que contiverem o termo FECHADO. Nesse caso, estamos levando em consideração a formatação da célula que contém esse termo, mas você pode simplesmente preferir apenas formatar as células abaixo da célula que contém o texto de comparação. Veremos como fazer isso mais adiante. Por enquanto, siga esse mesmo parâmetro do exemplo para entender a regra de formatação aqui aplicada e, assim, conseguir modificá-la com mais propriedade, se necessário.
Finalizadas as definições, basta pressionar OK na janela de formatação e, em seguida, na janela de definição de regras.
Como havíamos selecionado apenas a célula B2 para a aplicação da regra, é esperado que apenas a célula B2 tenha obedecido à nossa regra. Precisamos agora estender essa formatação condicional para as demais células da linha 2 e também para que ela abranja todas as células da coluna em questão.
Estendendo a formatação condicional para toda a linha
Para editar a abrangência de uma regra, selecione a célula que contém essa regra (no nosso exemplo, B2) e, em seguida, acessando a ferramenta Formatação Condicional, clique em Gerenciar Regras, para que possamos configurar as regras já aplicadas.
Note que a regra presente nessa célula possui um campo específico para definirmos a abrangência de sua aplicação.
Como selecionamos, inicialmente, apenas a célula B2 para aplicar nossa regra, o Excel limitou sua aplicação apenas a essa célula, inclusive travando a coluna B e a linha 2.
O truque aqui é bastante simples. Se desejamos que nossa regra tenha validade para toda a linha 2, basta alterar o intervalo de aplicação para 2:2, que corresponde, no Excel, à notação da linha 2 completamente.
A regra agora é aplicada na linha 2 inteiramente, mesmo em intervalos ainda não preenchidos.
No entanto, esse é apenas o passo inicial para que possamos estender essa regra para as demais células da mesma coluna onde ela se apresenta. Agora a lógica envolvida na regra fica bem mais fácil de ser compreendida, quer ver só?
Estendendo a formatação condicional para as demais células da coluna
Se a notação 2:2 determina toda a linha 2, note que, com esse tipo de notação, podemos determinar também um intervalo de linhas. Basta definir o ponto inicial e o ponto final desse intervalo.
No nosso exemplo, desejamos que todas as células das linhas 1 a 19 sejam formatadas quando uma das células da linha 2 corresponder ao critério da nossa regra, certo?
No intervalo de abrangência, basta digitar 1:19.
Note que isso só foi possível porque não travamos as colunas na definição de nossa regra, mas travamos a linha 2, para que o termo FECHADO fosse analisado apenas nela. A abrangência é que foi estendida para as demais linhas, não a regra em si.
Aplicando exceções manuais à regra
O impasse diante desse tipo de configuração é que, por se aplicar à coluna toda, e também a toda a extensão da linha, a regra funcionará para qualquer célula dessa linha, inclusive, eventualmente, para alguma onde você não deseja que a regra esteja válida, como nos cabeçalhos. Podemos contornar isso manualmente ou diretamente na regra. Antes, vamos conferir como fazer isso manualmente.
Vamos supor que eu queira excluir da minha formatação condicional a primeira linha da planilha, onde aparecem as datas. Sendo assim, basta selecionar a linha em questão clicando no título dela, ou seja, no número dela na guia de linhas.
Em seguida, usando a ferramenta Formatação Condicional, clique em Limpar Regras e depois em Limpar Regras das Células Selecionadas.
Pronto! Sua regra continua válida, exceto para o intervalo onde você aplicou a retirada das regras.
Definindo uma sequência de abrangência personalizada
Agora vamos alterar a abrangência da regra diretamente na edição da mesma. É uma maneira mais prática e que substitui a aplicação manual das exceções.
Por exemplo, vamos supor que você deseje não aplicar a regra para as células das linhas 11 e 12. Nossa abrangência seria definida como 1:10;13:19.
1:10 indica o intervalo que abrange as linhas de 1 a 10. O ponto e vírgula indica a separação da sequência. 13:19 indica a sequência das linhas 13 a 19. Sendo assim, as linhas 11 e 12 ficariam fora da abrangência.
Dessa maneira, a regra não considerará as linhas 11 e 12 no momento da aplicação da formatação condicional.
Caso quiséssemos excluir da abrangência a data e a linha com as definições dos dias, bastaria que usássemos a notação 3:19. As linhas 1 e 2 seriam excluídas.
Note que isso se refere apenas à abrangência. Não há problema algum em excluir dela a linha que contém os termos de análise (no nosso exemplo, a linha 2), porque ela deve ser levada em consideração apenas para a regra de análise, aquela que faz a comparação dos dados da célula.
- Em vez de utilizar um termo fixo em texto como critério para sua regra, você pode usar uma célula como referência. Dessa forma, não há necessidade de se alterar a regra condicional toda vez que precisar alterar o termo a ser buscado pelo Excel, já que esse termo será alterado diretamente em uma célula. Nesse caso, a célula referenciada não pode estar entre aspas e precisa estar totalmente travada (tanto a linha quanto a coluna).
- O uso desse tipo de abrangência para a coluna toda pode necessitar de adaptações, dependendo do tipo de regra. O ideal a ser compreendido é que, para formatar células complementares a uma outra, devemos indicar ao Excel o critério dessa outra célula, alterando apenas a abrangência da formatação para as demais, já que as demais células podem não corresponder ao critério definido por você.
- Se quiser aprender sobre outros modelos de aplicação de formatação condicional de forma estendida, confira este artigo.
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