Você sabe como aplicar uma formatação condicional no Excel que se estenda para uma coluna ou linha inteira, independentemente do tamanho das mesmas, abrangendo inclusive células em branco que possam ser preenchidas futuramente? Esse é o assunto deste artigo.
Vamos aprender a como aplicar regras de formatação condicional infinitas usando modificações na fórmula em vez do tradicional pincel de formatação. Além disso, veremos também como definir exceções para pequenos trechos dessa regra. Vamos conferir?
Versão do Excel utilizada na aula: Microsoft Excel Professional Plus [versão 2019]
Versão do Excel utilizada neste tutorial: Microsoft Excel Professional Plus [versão 2019]
Definindo uma regra individual
Antes de tudo, criaremos uma regra de formatação condicional para servir de exemplo neste tutorial. É a partir de uma regra aplicada em uma única célula que definiremos a abrangência para a coluna ou linha toda, bem como suas exceções.
Vamos começar usando um exemplo de dados em linhas, de modo a aplicar a formatação condicional em uma coluna específica.
No exemplo a seguir, vamos destacar o nome HENRIQUE toda vez que ele aparecer na coluna RESPONSÁVEL.
O intervalo de dados que nos interessa para a aplicação da regra condicional (a coluna de responsáveis) é iniciado na célula F4, portanto ela precisa estar selecionada.
Em seguida, na guia Página Inicial, dentro do grupo Estilos, selecione e ferramenta Formatação Condicional e clique em Nova Regra, para definirmos uma nova regra condicional. Se preferir, você pode utilizar qualquer uma das regras predefinidas. A intenção é esmiuçar como a regra é montada pelo Excel para que você possa, usando a lógica, modificá-la futuramente para que sua abrangência seja reconfigurada.
A definição da regra dependerá, obviamente, da sua intenção. No nosso exemplo, como desejamos destacar uma célula usando como base de comparação o conteúdo da mesma, o tipo de regra mais adequado encontra-se na seção Formatar apenas células que contenham.
Dentro dela, podemos definir a comparação através de valores, textos específicos, datas, preenchimento ou não da célula, etc. Em nosso caso, como o teste se baseia no conteúdo da célula, podemos escolher o teste de Valor da Célula. Esse tipo de regra funciona para números e textos.
Vale novamente ressaltar: o tipo de regra depende de sua intenção.
Como nosso intento é destacar um valor específico, usamos o critério de comparação “é igual a”. No campo de teste, definimos o nome “HENRIQUE”, já que é este o responsável que desejamos formatar na coluna.
Com a regra definida, basta clicar no botão Formatar para configurar a formatação.
Use as guias da janela de configurações para definir as formatações para sua regra. É possível alterar tipo numérico, bordas, cores e estilos de fonte, cor de preenchimento, etc. No nosso exemplo, vamos definir uma cor de preenchimento amarela. Isso significa que, toda vez que o nome “HENRIQUE” aparecer, a célula alterará automaticamente a cor de seu preenchimento para amarelo.
Em seguida, basta clicar em OK para confirmar as alterações, tanto na janela de formatação quanto na janela de definição das regras.
Aparentemente, nada aconteceu, mas a regra está aplicada. Como havíamos selecionado apenas a célula F4 para definir a formatação condicional, somente essa célula está atrelada à regra condicional que acabamos de criar. Como o texto dela (“LUANA”) não corresponde aos critérios que definimos (“HENRIQUE”), nenhuma formatação foi aplicada.
O próximo passo é estender essa regra para as demais células da coluna.
Estendendo a formatação condicional usando o pincel de formatação
Uma das alternativas para aplicar a regra condicional de uma célula às demais é usar o pincel de formatação.
Basta selecionar a célula que contém a regra condicional e acionar o pincel de formatação, presente no grupo Área de Transferência da guia Página Inicial.
O próximo passo é selecionar todas as demais células que receberão essa formatação condicional. As células que obedecerem aos critérios estabelecidos serão destacadas conforme a regra definida.
Caso seu intervalo de dados seja muito extenso, você pode usar um atalho no teclado. Ao clicar no pincel de formatação, basta pressionar Ctrl + Shift + seta para baixo. O Excel reconhecerá os limites de sua tabela de dados e aplicará a formatação condicional até a última célula preenchida.
Uma das ressalvas de se utilizar o pincel de formatação, no entanto, é que essa ferramenta não replica apenas a formatação condicional das células, mas também sua formatação básica, primária. Ou seja, caso você tenha alguma célula com uma formatação excepcional, como no exemplo abaixo, essa formatação será substituída.
Outro impasse pode ser a aplicação das regras para intervalos maiores, mesmo aqueles que ainda não possuem dados inseridos, mas que, no futuro, podem ser preenchidos.
Há, entretanto, uma alternativa bem mais eficaz: a modificação da abrangência das regras através da própria janela de formatação condicional.
Estendendo a formatação condicional diretamente na regra
Para editar a abrangência de uma regra, selecione a célula que contém essa regra (no nosso exemplo, F4) e, em seguida, acessando a ferramenta Formatação Condicional, clique em Gerenciar Regras, para que possamos configurar as regras já aplicadas.
Note que a regra presente nessa célula possui um campo específico para definirmos a abrangência de sua aplicação.
Como selecionamos, inicialmente, apenas a célula F4 para aplicar nossa regra, o Excel limitou sua aplicação apenas a essa célula, inclusive travando a coluna F e a linha 4.
O truque aqui é bastante simples. Se desejamos que nossa regra tenha validade para a coluna F toda, basta alterar o intervalo de aplicação para F:F, que corresponde, no Excel, à notação da coluna F completamente.
No caso de um intervalo de colunas inteiras, basta definir a primeira e a última coluna. Por exemplo, A:F corresponde ao intervalo que vai da coluna A até a coluna F, todas elas abrangidas de forma completa.
A regra agora é aplicada na coluna F inteiramente, mesmo em intervalos ainda não preenchidos.
Aplicando exceções a uma regra de coluna inteira
O impasse diante desse tipo de configuração é que, por se aplicar à coluna toda, a regra funcionará para qualquer célula dessa coluna, inclusive, eventualmente, para alguma onde você não deseja que a regra esteja válida, como nos cabeçalhos.
Nesse caso, basta selecionar o intervalo para o qual você deseja aplicar exceções à regra e, em seguida, usando a ferramenta Formatação Condicional, clicar em Limpar Regras e depois em Limpar Regras das Células Selecionadas.
Pronto! Sua regra continua válida para a coluna toda, exceto para o intervalo onde você aplicou a retirada das regras.
Estendendo uma regra de formatação a uma linha inteira
No caso das linhas, não há muito segredo. O processo é idêntico.
Nesse exemplo, vamos supor que a regra definida para a célula B2 (o termo “FECHADO” deve aparecer com preenchimento vermelho claro) precise ser estendida para toda a linha 2.
Com a célula B2 selecionada (a única que, por enquanto, possui uma regra de formatação aplicada), basta acessar a opção Gerenciar Regras da ferramenta Formatação Condicional, como vimos anteriormente, e alterar a abrangência para a linha 2 (usando a notação 2:2).
Dessa forma, todas as demais células dessa linha que correspondem ao critério estabelecido na regra serão formatadas.
Caso precise aplicar exceções, basta limpar as regras nos intervalos específicos, assim como mostrado anteriormente.
- Em vez de utilizar um termo fixo em texto como critério para sua regra, você pode usar uma célula como referência. Dessa forma, não há necessidade de se alterar a regra condicional toda vez que precisar alterar o termo a ser buscado pelo Excel, já que esse termo será alterado diretamente em uma célula.
- O uso da abrangência completa de formatação condicional para uma coluna ou linha depende de cada tipo de regra. Para regras que usam como base células alheias ao intervalo de abrangência da formatação, podem ser necessárias algumas adaptações, a depender da dinâmica a ser aplicada nos dados.
- Caso deseje estender ainda mais seus conhecimentos sobre formatações desse tipo, você pode conferir nosso artigo sobre formatação condicional de coluna inteira e também nosso artigo sobre formatação condicional de linha inteira.
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